Software om werkplekken en meetingrooms te reserveren
Rondjes lopen op zoek naar een vrije (vergader)plek is verleden tijd. Net zoals de vraag: “Waar vindt de vergadering ook alweer plaats?” Werkplek-reserveringssoftware zorgt voor overzicht en gemak voor medewerkers. En door de bezettingsgraad te analyseren kun je als facility manager kantoorruimtes herindelen of aanpassen aan de werkelijke behoeften van medewerkers.
Deze bedrijven helpen we al met het ‘smart’ maken van hun (kantoor)gebouw
Geef de regie terug aan medewerkers
Op hun eigen smartphone, computer en via displays op kantoor kunnen medewerkers een werkplek, meetingroom, algemene ruimte of parkeerplaats reserveren. Ze zien de actuele beschikbaarheid op een plattegrond en kunnen deze boeken voor een gekozen tijdslot. En komt er iets tussen? Dan is de reservering met één klik te annuleren, zodat iemand anders de ruimte weer kan boeken.
Voor welke kantoren is dit systeem van toegevoegde waarde?
De software is handig voor kantoren met weinig meetingrooms voor het aantal medewerkers en bedrijven waar de bezettingsgraad sterk wisselt omdat er veel hybride wordt gewerkt. Ook is het een uitkomst voor organisaties die hot-desking gebruiken (flexibele werkplekken) of waar activity based working wordt aangemoedigd (specifieke ruimtes voor stilte, samenwerking en vergaderen). Met behulp van het werkplek-reserveringssysteem leid je de voorkeuren van medewerkers eenvoudig en gebruiksvriendelijk in banen.
Er zijn 1.001 aanbieders: welke software is de beste keuze?
Ben jij benieuwd welke software voor jullie kantoor een aanrader is? Na een bezoek op locatie kunnen we aangeven welke oplossing een goede match is met jullie wensen, budget en bestaande systemen. Wij zijn merk-onafhankelijk, dus je krijgt altijd goudeerlijk advies. Bel 085-0712828 of mail naar info@smartbusinessconcepts.nl om een vrijblijvende afspraak in te plannen.
Voordelen van een werkplek-reserveringssysteem
Inzicht in actuele bezetting en reserveringen
De informatie over de bezettingsgraad, vrije werkplekken en boekingen zijn real-time zichtbaar voor medewerkers. Zo weten ze -zonder een rondje te lopen- welke ruimte wanneer weer beschikbaar is. Dit maakt het makkelijker om een last-minute vergaderruimte te regelen of van werkplek te wisselen als het druk is op kantoor.
Werken op een plek die past bij de persoon en taak
Je zorgt voor productievere medewerkers doordat ze een werkplek kunnen reserveren die past bij hun type werkzaamheden en persoonlijke wensen. Bijvoorbeeld de stilteruimte om geconcentreerd te werken of juist een creatieve projectruimte voor een brainstormsessie met het team. Medewerkers zijn niet langer aangewezen op random vrije plekken, maar kunnen pro-actief een fijne werkplek reserveren.
Reserveren, annuleren en reminders
Een werkplek-reserveringssysteem voorkomt pro-actief dat meetingrooms, werkplekken of algemene ruimtes worden gereserveerd, maar niet gebruikt. De software stuurt automatisch een herinnering aan de boeker. Is de situatie veranderd en is de (vergader)ruimte niet meer nodig? Dan kan deze net zo eenvoudig geannuleerd worden. Door deze simpele herinnering worden ruimtes efficiënter gebruikt.
Kostenbesparing
Door beter inzicht in het gebruik van ruimtes kan je onnodige kosten vermijden, zoals het huren van een groter kantoorpand dan nodig is. En door werkplekken, meetingrooms en algemene ruimtes efficiënter te gebruiken, kun je besparen op onder andere operationele kosten en energieverbruik.
Naadloze integratie met andere slimme technologieën
Onze aanpak kan -als je wil- veel verder gaan dan alleen de werkplek-reserveringssoftware. Je kunt het ook koppelen aan andere systemen zodat er een volledig geïntegreerd ‘smart’ kantoor ontstaat. Enkele mogelijkheden zijn:
-
Integratie met interactieve displays bij entree, op elke verdieping en/of bij individuele ruimtes.
-
Koppeling met sensoren voor accurate, real-time bezettingsinformatie.
-
Monitoring van omgevingsfactoren zoals temperatuur en luchtvochtigheid.
